این مطلب را به دوست خود ارسال کنید

اطلاعات شما نزد هدفکار کاملا محفوظ می باشد

بن بست اداری

بن بست اداری
چکیده این مطلب : انتشار : 1397/05/02 2 نظر

 

پیمان که یه ذره آرومتر شده بود گفت:هیچی بابا،از صبح اومدم اینجا دنبال کارهای اداریم ولی متاسفانه کارم رو انجام ندادند،منم با مسئول باجه درگیر شدم وحالا هم به هیچ نتیجه ای نرسیدم و دارم میرم.

صحبتهای دوستم برام ابهام داشت.ازش پرسیدم:مسئول باجه دلیل انجام نشدن کارت رو برات نگفت،تو مطمئنی که از قصد کارت رو انجام نداد.

پیمان هم با لحن کوچه بازاری خودش گفت:چرا میگفت تو دیر اقدام کردی،باید زودتر میومدی و ازین حرفاااا

بابا چرا اینهمه مارو اذیت میکنن آخه...

ماجراهای شرکت ما از کجا شروع شد؟

من به همراه دوتا از همکارانم آیدین و فاطمه که دوستای خوب منم هستند در واحد حسابداری شرکت هدفکار مشغول به کار هستیم.

ما سعی می کنیم به همدیگه و سایر دوستانمون همفکری بدیم و تو تصمیم گیری یا انجام کارها کمکشون کنیم.

هر روز ما پر از ماجراهایی جالب و هیجان انگیزه که ممکنه برای همه پیش بیاد ولی واکنش من و دوستام نسبت به اونا عادی نیست و نسبت به هیچکدوم ازین ماجراها بی تفاوت رد نمیشیم و با هدفکار فکر کردن و تلاش به نتیجه مطلوبی هم می رسیم،جالبه بدونید گاهی وقتا تو اوج سختی برامون خیلی ام لذت بخشه.

ماجراهای شرکت ما، ماجرای انتقال و اشتراک گذاشتن  تجربیات ما به صورت کاملا رایگان برای مخاطبین عزیز هدفکار و هدف داره.

اگر شما هم هدفکاری هستید ماجراهای شرکت ما هدفکار رو از دست ندید و با کلی سوژه و تجربه کاربردی ما سهیم بشید.

لحظه هاتون پراز اتفاقای خوب

علی اکبر علیایی

سرنخ ماجرا

دوشنبه صبح حوالی ساعت 11 صبح  بود که برای انجام یک کار اداری خیلی مهم به یکی از ادارات مهم دولتی رفتم.مثل همیشه با انرژی مثبت با افرادی که برخورد میکردم از نگهبان درب تا مسئولین باجه ها سلام و خدا قوت می گفتم.

نیم ساعتی طول نکشید که کارم به نحو احسن انجام شد و داشتم از اداره خارج میشدم که جلوی درب یکی از دوستان هم دانشگاهیم رو دیدم که  ناراحت و عصبانی داشت از اداره خارج میشد.

منکه از دیدنش کلی ذوق کرده بودم و از طرفی با حالی که داشت نگرانش شده بودم قدمهام رو سریعتر کردم و از پشت صداش کردم پیمان،پیمان...و بالاخره آقا متوجه شد و وایسادیم به خوش و بش کردن و احوالپرسی.

ازش پرسیدم:چطوری؟چی شده؟تو کجا،اینجا کجا؟اگه کمکی لازم داری بگو حتماً تا انجام بدم؟

ماجرای ما بن بست اداری

پیمان که یه ذره آرومتر شده بود گفت:هیچی بابا،از صبح اومدم اینجا دنبال کارهای اداریم ولی متاسفانه کارم رو انجام ندادند،منم با مسئول باجه درگیر شدم وحالا هم به هیچ نتیجه ای نرسیدم و دارم میرم.

صحبتهای دوستم برام ابهام داشت.ازش پرسیدم:مسئول باجه دلیل انجام نشدن کارت رو برات نگفت،تو مطمئنی که از قصد کارت رو انجام نداد.

پیمان هم با لحن کوچه بازاری خودش گفت:چرا میگفت تو دیر اقدام کردی،باید زودتر میومدی و ازین حرفاااا

بابا چرا اینهمه مارو اذیت میکنن آخه...

منکه از صحبتهای پیمان به نتیجه ای نمی رسیدم ازش اطلاعات مسئول باجه رو دریافت کردم و بدون معطلی رفتم که کارش رو پیگیری کنم.

از دور دیدم که مسئول باجه هم مثل کسی که از میدون کشتی بازنده بیرون اومده باشه،بیحال و بی رمق نشسته،کاملاً میشد متوجه شد بحثی که با پیمان داشتن کلی انرژیش رو گرفته.

با سلام وخدا قوت خیلی مؤدبانه گفتم میتونم یه سوالی ازتون بپرسم.

مسئول باجه با ادب و احترام گفت بفرمایید در خدمتم.

بدون اینکه بگم دوست پیمان هستم،سؤالم رو مطرح کردم و ایشون هم با دلیل قانونی گفت که اتفاقاً الان یک ارباب رجوع دیگه هم این مشکل رو داشت،موعد انجام این کار تموم شده و شما کارتون رو به موقع انجام ندادید و برای پیگیری هم دیر اقدام کردید حالا اگه راهنمایی خاصی نیاز داشته باشید در خدمتتون هستم.

منکه با توجه به تخصص خودم تو این زمینه متوجه صحبت مسئول باجه شده بودم،از ایشون تشکر کردم و خداحافظی کردم و به سمت پیمان رفتم.

 در طول مسیر داشتم به این موضوع فکر میکردم که این مسئول برخورد خوبی با من داشت و مواردی هم که گفت کاملاً درست بود و حتی گفت راهنمایی هم لازم داشتید در خدمتم ،پس چرا پیمان به نتیجه مطلوب نرسید و یه جورایی به بن بست اداری برخورد و حال و انرژی خودش و مسئول باجه هم تو اونروز به شدت خراب شد.

گفتم:پیمان الان دیگه وقت ناهاره بیا بریم شرکت ما،هم سرحالتر میشی،هم با همفکری همکارام راه حل این مشکل رو بررسی میکنیم.... و به همراه پیمان راهی شرکت ما هدفکار شدیم.

در شرکت ما هدفکار وارد اتاق واحد مالی شدیم،آیدین،فاطمه و دوتا دیگه از همکارای واحد بازرگانی محمد و آرزو در حال ناهار خوردن بودند.

سلام و احوالپرسی کردیم و دوستم پیمان رو به همکارام معرفی کردم و ماجرایی که امروز اتفاق افتاده بود رو براشون تعریف کردم و ازشون خواستم با توجه به تجربیاتشون راه حل های این ماجرا رو باهم بررسی کنیم و قرار شد هرکدوم  یک عامل که باعث میشه تو انجام کارهای اداری

مون به بن بست نخوریم رو به عنوان هدیه به دوستم پیمان ارائه بدیم.

همکارا هم با انرژی گفتند:اتفاقاً خیلی هم خوب حین صرف ناهار میتونیم این کار رو انجام بدیم.

فاطمه پیش قدم شد و اولین عامل رو از نظر خودش بیان کرد.

نتیجه ماجرا

1-رفتار خوب

یکی از مهمترین، اصولی ترین و تاثیر گذارترین عوامل،داشتن رفتار خوب هست که به ما کمک میکنه در انجام کارهامون نه تنها در محیط اداری بلکه در زندگی و کسب وکار نتیجه خوب و مطلوبی بگیریم.

من فکر میکنم اگر تو ارتباطمون موارد زیر رو رعایت کنیم نتیجه بهتری میگیریم:

- با طرف مقابلمون خوشرویانه و مؤدب برخورد کنیم.

-در گفتن سلام پیش قدم باشیم.

-از کلمات با انرژی مثبت مثل خداقوت استفاده کنیم.

-سعی کنیم خنده روی لب داشته باشیم البته نه در حدی که طرف مقابل حس بدی بگیره.

-با احترام به طرف مقابلمون پیشنهاد،درخواست و یا سؤالمون رو ارائه بدیم.

-حواسمون باشه،با بازخواست کردن یا دستور دادن به طرف مقابلمون شاید باعث شیم طرفمون نسبت به ما حالت هجومی یا دفاعی بگیره.

-سعی کنیم صبور باشیم و به طرف مقابل هم فرصت پاسخ دادن بدیم.

-حجم کاری،فشار،استرس کاری طرف مقابلمون رو هم بررسی کنیم.گاهی وقتها به همین دلایل تو دریافت پاسخ مشکلاتی پیش میاد.

-اگر به هر دلیلی نقصی در کار وجود داره بدون اینکه قضاوت کنیم حتماً دلایلش رو با دقت گوش کنیم .

-با درخواست مؤدبانه از مسئول مربوطه برای انجام کارمون راهنمایی بخوایم.

-در حین این ارتباط به دنبال یه نکته خوب از طرف مقابلمون باشیم و سعی کنیم بابت همون تحسینش کنیم تا حس و انرژی مثبتمون رو انتقال بدیم،مثلاً از توجه خوبشون به صحبتهاتون و...تشکر کنید.

-در پایان از تجربه خوب همکاریمون بگیم و حتماً با احترام خداحافظی کنیم.

محمد یکی دیگه از همکارام که تو حوزه بازرگانی کار میکنه و بیان شیوایی هم داره با شنیدن صحبتهای فاطمه گفت:فاطمه جان شما به نکات خوبی اشاره کردی و در تکمیل اون میخوام به عاملی که به من خیلی کمک کرده اشاره کنم.

2-فن بیان خوب

من از اتفاقی که امروز برای دوستمون افتاده ناراحتم و جای خالی فن بیان تو ارتباطش رو یکی از تاثیر گذارترین عوامل میدونم.

فن بیان خوب یعنی چی،یعنی اینکه فرق نمیکنه شما دانشجویی،کارمندی،مدیری،فرزندی و یا پدر و مادر و... باید بتونی طوری صحبت کنی که نه تنها دعوا و درگیری نداشته باشی بلکه بتونی تاثیرگذار هم باشی.

استادی داشتم که میگفت فن بیان مهارتیه که ما تمام اجزای ارتباطی خودمون(نه فقط دهان و زبان)رو برای ارتباط کلامی بهترمون به کار میبریم.

چندتا از مواردی که من خودم در این مورد رعایت می کنم رو بهتون میگم.

-سعی میکنم شمرده صحبت کنم.

-نسبت به محیطی که در اونجا قرار دارم حواسم به نشستن و ایستادنم هست.

-تحت هیچ شرایطی با ترس و ضعف صحبت نمیکنم و با اعتماد به نفس صحبت میکنم.

-فقط در مورد کار صحبت نمیکنم و سعی میکنم هرطور شده موضوع مورد علاقه طرف مقابل رو شناسایی تا  در مورد اون گپ بزنیم.

-زمانیکه طرف مقابل صحبت میکنه با حالت چهره خودم توجه خودم به صحبتاشون رو تائید میکنم.

-صحبتهای طرف مقابل رو قطع نمی کنم و خوب گوش میکنم.

-بالا و پائین بردن صدا خیلی تاثیر داره و باید مدیریت بشه.

و کلی مواردی که میتونه توی این ارتباط و نتیجه اون تاثیرگذار باشه.

3-تیپ ظاهری خوب

 آرزو یکی دیگه از همکارام که در واحد بازرگانی با محمد همکاری میکنه گفت:آقا پیمان یه سؤال ازتون دارم.

شما با همین لباس به اداره رفته بودید.

همه ما که از شنیدن این سؤال جا خورده بودیم به پیمان خیره شدیم،آخه پیمان یه تی شرت سفید که عکس کارتونی مینیون هم داشت پوشیده بود.

پیمان هم که یه ذره گیج شده بود گفت:بله،چطور مگه؟؟؟

آرزو در جواب گفت:عجله نکنید.اگه به این سؤال هم پاسخ بدید جوابش رو بهتون میگم.

چندمین بار بود که به اون اداره و پیش اون شخص میرفتید.پیمان هم خیلی سریع جواب داد:اولین بار

آرزو ادامه داد:من در تکمیل صحبتهای بقیه همکارا میخوام بگم تحقیقات نشون داده شاید حدود 3 ثانیه طول بکشه طرف مقابل از طریق رفتار،فن بیان،تیپ شما و .... نسبت به شما قضاوت کنه.

پس نکته ای که اهمیت داره اینه که شما به هر جلسه و قرار ملاقاتی که میری باید قبل از اون در مورد اینکه تیپ ظاهری مناسب برای این جلسه چی هست فکر کرده باشید.

لباس مناسب،کفش،مدل مو و سایر مواردی که به تیپ شما مربوطه میتونه قضاوت طرف مقابل رو نسبت به شما رقم بزنه.

مثلاً برای رفتن به اداره ی دولتی که شما مراجعه کردید اگر کت و شلوار،پیراهن و کفش مناسبتری می پوشیدید و ظاهر آراسته تری داشتید نتیجه بهتری می گرفتید.

قرار نیست ما هزینه ای رو افزایش بدیم و عالی باشیم،مهم اینه که با کمترین هزینه و مناسب ترین لباس خوب و آراسته به نظر بیایم.

آیدین که فردیه در کارهاش بسیار دقیق و متخصص هست گفت من جای یک عامل مهم رو تو این بین خالی میدونم.

4-دانش خوب

من تو صحبتهایی که علی اکبر داشت متوجه شدم وقتی آقا پیمان به اداره دولتی مراجعه کرده در مورد توضیحاتی که مسئول مربوطه داشته هیچ اطلاعاتی نداشته و به همین دلیل در برابر صحبتها مقاومت داشته و خلاصه که قانع نشده و منجر به درگیری و بحث شده در صورتیکه با توجه

به صحبتهای مسئول،ایشون به موقع کارشون رو انجام نداده بوده و موعد انجام به اتمام رسیده بوده و کاری از دست ایشون برنمیومده.

قرار نیست ما برای انجام هرکاری متخصص باشیم ولی میتونیم در مرحله اول با یه جستجوی ساده در اینترنت در مورد موضوعمون اطلاعات کسب کنیم و برای انجامش اقدام کنیم.

در مرحله دوم اگر دانش خودمون پاسخگو نبود میتونیم از متخصص اون موضوع مشاوره بگیریم و بعد ازینکه مطمئن شدیم اقدام بعدی رو انجام بدیم.

اگر هم احساس کردیم این موضوع مهمه و نیاز همیشگی ما هست میتونیم در موردش آموزش های لازم رو ببینیم.

من که از صحبتهای همکارا به وجد اومده بودم و حس غرور داشتم و بهشون میبالیدم گفتم پیمان جان همکارا همه عوامل مهم رو بررسی کردند،من هم یکی از عواملی که با تجربه خودم بهش رسیدم رو برات میگم.

5-پیگیری خوب

گاهی وقتها افراد تمامی مواردی که بهش اشاره شد رو رعایت می کنند،کار رو پیش می برند ولی به دلیل اینکه اقدام  نهایی رو انجام نمیدن در نهایت کارشون صحیح انجام نمیشه و به نتیجه مطلوب نمیرسند.

مثل تیم فوتبالی که تمامی بازیکنان وظایفشون رو به نحو احسن انجام میدن،توپ رو برای گل زدن برای مهاجم ارسال می کنند ولی دقیقاً در اون لحظه مهاجمی برای گل زدن وجود نداره.

یه مثال از کار خودم برات میگم:

چندوقت پیش یکی از دوستان به اداره ای رفته و تمامی مراحل کار رو با رفتار،تیپ،فن بیان و دانش خوب انجام داده بود.تو آخرین مرحله مسئول باجه گفته بود که شما برای اینکه اسناد و مدارکتون رو ارائه بدید فقط 30 روز فرصت دارید و متاسفانه همین مورد فراموش شده بود و ایشون

خارج ار زمان 30 روزه به اداره مراجعه کرده بود.

همین سهل انگاری یا اهمال کاری باعث شد کلاً اون کار به نتیجه مطلوب نرسه و به علت محدودیت قانونی مسئول مربوطه هم با توجه به شخصیت خوب دوستم نتونسته بود کمکی انجام بده.

پیمان که از چهرش مشخص بود که حسابی ذهنش درگیر ایرادات و اشتباهات کارشه گفت:بچه ها من واقعاً نمیدونم چطوری ازتون تشکر کنم.

راستش وقتی داشتید صحبت میکردید عذاب وجدان گرفتم.

وقتی الان دارم بررسی میکنم میبینم که من با مسئول باجه اداره خیلی بد صحبت کردم،راستش اصلاً واسه دعوا رفته بودم و یه جورایی انگار گوشام رو بسته بودم و نمیخواستم حرفاشو گوش کنم.

شما درست میگید من نه تنها وظیفه اصلی خودم رو درست انجام نداده بودم،هیچ کدوم ازین عوامل رو هم رعایت نکرده بودم.

بچه ها من به شرطی که علی اکبر ناهار امروز من رو تا از گرسنگی تلف نشدم سفارش بده،دو تا اقدام میخوام انجام بدم

اول اینکه: در مورد مواردی که شما گفتید مطالعم رو بیشتر کنم و در صورتیکه نیاز باشه که هست حتماً آموزش ببینم.

دوم اینکه: فردا با رعایت

1-رفتار خوب نه با بی ادبی و کج خلقی

2-فن بیان خوب نه صحبت با لحن بد

3-تیپ خوب نه با وضعیت ظاهری نامناسب

4-دانش خوب نه بدون آگاهی

5-پیگیری خوب نه اینکه ادامه مراحل پیگیری کار رو رها کنم

با دسته گل و شیرینی برم دیدن اون مسئول باجه و ازش عذرخواهی هم کنم.

من تلاشم رو برای بکارگیری همگی این 5 مهارت خوب بودن برای جلوگیری از بن بست اداری استفاده می کنم،چون میدونم انجام نشدن حتی 1 مورد باعث میشه به نتیجه مطلوب خودم نرسم.

شما هم این پیام رو از من به یادگار داشته باشید:

پذیرفتن اینکه اشتباه کرده اید،نشان دهنده این است که عاقل تر از گذشته تان هستید.

  خوشحال میشیم دیدگاهتون رو در قسمت نظرات پایین همین صفحه اعلام کنید.

منتظر دریافت نظرات شما هستیم
بهمون نظر بدید

مطمئن باشید که نظرات شما بسیار دقیق مطالعه خواهد شد و به آن پاسخ خواهیم داد ، هر نظری که برای ما می نویسید قوت قلبی برای حال ما خواهد بود

captcha Refresh
محمد آقاجان تبار
۱۳۹۷/۰۶/۱۷۰۰
پاسخممنونم آقای علیایی
همین چند سطر بیان تجربیات شما و همکارانتون اندازه ی یه کتاب 500صفحه ای روانشناسی ارزش داشت.لطفا ادامه بدید
علی اکبر علیایی
۱۳۹۷/۰۶/۲۷۰۰

سلام محمد عزیز،همیشه در محتواهایی که ارائه دادم ذکر کردم که اگر فقط برای یک نفر تأثیرگذار باشه بنده به هدف اصلی خودم رسیدم،خیلی خوشحالم ازینکه ماجرای بن بست اداری مورد توجه شما قرار گرفته و رسالت گروه آموزشی هدفکار در این هست که دانش و تجربیات حسابداری رو با ایده هایی نوین به اشتراک بگذاره.سپاس از شما که روحیه تحسین کردن در وجودتون موج میزنه

به این مطلب امتیاز دهید

تعداد کل امتیازات این مطلب 1

آخرین دانلود های رایگان

آخرین محصولات

مطالب مرتبط